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Mandato — Guía del administrador

Esta guía está dirigida a directores y administradores del despacho: quienes configuran Mandato, invitan al equipo, conectan las integraciones y mantienen al despacho al día en materia de cumplimiento. Todo lo que se describe aquí está detrás de controles exclusivos del director; los abogados y los procuradores no verán la mayor parte.

📘 Para el día a día (clientes, casos, documentos, comunicaciones) consulta la Guía de usuario. Para obtener la clave de cada integración, consulta API Keys Setup.

Contenido​

  1. Roles y permisos
  2. Gestión de usuarios
  3. Configuración de integraciones
  4. Identidad visual
  5. Playbooks
  6. Formularios de captación
  7. Importación de datos
  8. Copias de seguridad y exportación
  9. Configuración de cumplimiento
  10. Preferencias del despacho
  11. Facturación y suscripción
  12. Consola de superadministrador
  13. Lista de puesta en marcha

1. Roles y permisos​

Mandato tiene cuatro roles de despacho. Cada uno ve únicamente lo que le corresponde: el aislamiento se impone en la propia base de datos (Row Level Security), no solo ocultando cosas en la interfaz.

RolQué puede hacer
DirectorTodo: todos los casos y las cifras económicas, cuentas de terceros, cumplimiento, ajustes, integraciones, identidad visual, gestión del equipo y copias de seguridad.
AbogadoAcceso completo a los casos, alta de clientes, asignación de tareas, apuntes en cuentas de terceros y consulta de sus propias cifras. No puede cambiar los ajustes del despacho.
Procurador / paralegalSolo los casos asignados: actualizar tareas y subir documentos. Sin acceso económico; las cuentas de terceros son de solo lectura.
ClienteSolo el portal: sus casos, documentos, facturas y mensajes. Solo lectura, salvo las subidas de documentos.

Los controles exclusivos del director dependen del permiso settings:manage. Si un compañero no ve un ajuste de los que se describen aquí, es que no es director.

Existe además un nivel de superadministrador para los operadores de la plataforma (con visión de todos los despachos): véase la sección 12.

2. Gestión de usuarios​

Dónde: Ajustes → Equipo y roles, y la página Equipo.

Invitar a un miembro del equipo​

  1. Entra en Ajustes → Equipo y roles y pulsa Invitar a un miembro.
  2. Introduce el correo electrónico, opcionalmente el nombre, y elige el rol (director, abogado, procurador o cliente). Por defecto es abogado.
  3. Pulsa Invitar a un miembro. Mandato muestra un enlace para compartir: pulsa Copiar enlace y envíaselo a la persona invitada.
  4. La invitación es válida durante 14 días. Las invitaciones pendientes aparecen en la tarjeta de Equipo y roles, desde donde puedes reenviarlas o revocarlas.

Cuando la persona abre el enlace e inicia sesión con Google, se incorpora a tu despacho con el rol que hayas elegido.

Cambiar un rol o dar de baja a alguien​

  • En Ajustes → Equipo y roles, cada miembro tiene un desplegable de rol: cámbialo ahí (no puedes cambiar tu propio rol).
  • La página Equipo muestra a cada miembro como una tarjeta con su carga de trabajo (casos abiertos, tareas y color asignado). Pulsa sobre un miembro para ver su ficha completa, sus casos y sus tareas.

💡 Asigna un color a cada abogado: se usa para tintar sus casos y sus eventos de agenda, de modo que el equipo distingue el trabajo de un vistazo.

3. Configuración de integraciones​

Dónde: Ajustes → Integraciones (el centro de integraciones).

Cada integración tiene una tarjeta con su estado y un botón Configurar que abre un asistente paso a paso: qué hace el servicio, un enlace para darse de alta, dónde encontrar la clave, un campo para introducirla y un botón Probar conexión. La lista de primeros pasos te anima a conectar al menos tres.

Ninguna es obligatoria. Cada función tiene una simulación de demostración, de modo que Mandato funciona nada más instalarlo. Conectar un servicio sustituye la simulación por el servicio real.

Dónde se guardan las credenciales​

  • Claves por despacho: se introducen en el asistente y se guardan cifradas asociadas a tu despacho — Claude, Resend, Recall.ai, Stripe, Holded y OpenSanctions.
  • Variables de entorno del despliegue: se configuran una sola vez para toda la instalación en Railway (o en .env.local en local) porque son de nivel de infraestructura — Google Maps, el número y el token de WhatsApp, y los secretos de cliente OAuth (Google y Microsoft). Requieren un nuevo despliegue para surtir efecto.

Esta guía cubre lo que hay que hacer dentro de Mandato. Para obtener cada clave del proveedor (URL exactas, pantallas y precios), sigue API Keys Setup.

IntegraciónTipoPaso dentro de la aplicación
Claude AI (Anthropic)Clave por despachoAjustes → Integraciones → Claude AI → Configurar → pegar la clave → Probar → Guardar
Google CalendarOAuthAjustes → Integraciones → Google Calendar → Conectar
Correo (Gmail / Outlook)OAuth + CCOAjustes → Integraciones → Correo → Conectar, o activar el buzón del sistema (CCO); cada abogado conecta su propio buzón en Ajustes → Cuentas conectadas
Resend (envío de correo)Clave por despachoConfigurar → pegar la clave re_… → fijar el dominio remitente
Recall.ai (grabación de reuniones)Clave por despachoConfigurar → pegar la clave → Probar
Stripe (pagos y suscripción)OAuth o clavesConectar con Stripe, o pegar las claves publicable y secreta
Holded (exportación contable)Clave por despachoConfigurar → pegar la clave → Probar → Conectar → Sincronizar ahora
OpenSanctions (cribado PBC)Clave por despachoConfigurar → pegar la clave os_… → Probar → activar el cribado automático
360dialog (WhatsApp)Variable de entorno + webhookConfigurar las variables del despliegue y copiar la URL del webhook en 360dialog
Google Maps (autocompletado de direcciones)Variable de entornoConfigurar NEXT_PUBLIC_GOOGLE_MAPS_API_KEY en Railway y volver a desplegar
BOE / BORMEInterruptorActivarlo en la página de Integraciones

🔁 Orden de reserva. Cada integración resuelve su credencial en este orden: clave del despacho → variable de entorno del sistema → simulación de demostración. Por eso el producto siempre es plenamente utilizable, incluso sin nada configurado.

🔒 Privacidad del correo: lo que tu equipo debe saber antes de conectar un buzón. Un buzón de Gmail u Outlook conectado es la bandeja personal de un abogado, así que Mandato lo trata con cuidado:

  • Solo se importa el correo asociado a un cliente. La sincronización guarda un mensaje únicamente cuando el remitente o el destinatario es un cliente conocido. El correo personal, los boletines y todo lo que no esté vinculado a un cliente se descartan y no se guardan nunca: no llegan a entrar en Mandato.
  • El correo de cliente importado lo ve todo el personal. Los mensajes asociados se incorporan a la cronología compartida del despacho. Cualquier miembro que no sea cliente (director, abogado o procurador) puede ver los hilos de correo de cualquier cliente: la visibilidad es de todo el despacho y no se limita al abogado que conectó el buzón ni al que lleva el caso. (Los clientes del portal nunca ven el correo del personal.)
  • Los envíos salen del buzón del propio abogado. Cuando un abogado responde, el correo sale de su cuenta conectada, de modo que el cliente lo recibe del abogado y no de una dirección genérica del sistema.
  • Las credenciales de acceso siguen siendo privadas. Los tokens OAuth se guardan cifrados y solo son visibles para el abogado que conectó el buzón; un compañero nunca puede verlos ni utilizarlos. (El contenido del correo de cliente sí se comparte, según el punto anterior; el acceso al buzón, no.)

4. Identidad visual​

Dónde: Ajustes → Identidad visual (solo director).

Define la identidad visual del despacho una vez y se aplica en todas partes: el portal del cliente, la pantalla de acceso y los correos salientes.

Campos:

  • Nombre del despacho: el nombre que se muestra en el portal y en los correos.
  • URL del logotipo: un enlace a tu logotipo (PNG o SVG).
  • Color principal y color secundario: selectores hexadecimales; el color del texto se elige automáticamente para garantizar el contraste.
  • Pie de correo: texto personalizado que se añade a los correos salientes.

Una vista previa en vivo muestra tu logotipo y tu nombre sobre el color principal a medida que editas. Pulsa Guardar para aplicarlo o Restablecer para volver a los valores por defecto.

5. Playbooks​

Dónde: Ajustes → Playbooks (Gestionar playbooks).

Un playbook define las etapas y la lista de tareas de un área de práctica: lo que aparecerá como columnas del Kanban y como tareas iniciales cuando se cree un caso.

  1. El índice de playbooks enumera todas las áreas de práctica. Las que hayas personalizado muestran una etiqueta Personalizado y un resumen del tipo «6 etapas · 14 tareas».
  2. Pulsa sobre un área para abrir su editor. Puedes añadir, renombrar, reordenar o eliminar etapas; dentro de cada etapa, añadir o editar plantillas de tarea (título, descripción, responsable por defecto y días de margen para el vencimiento).
  3. Guarda para aplicarlo, o pulsa Restablecer para volver al playbook que Mandato trae de serie para esa área.

Tus personalizaciones se guardan asociadas a tu despacho; las áreas que no toques conservan los valores por defecto. También puedes activar o desactivar áreas de práctica completas en Ajustes → Áreas de práctica.

6. Formularios de captación​

Dónde: Ajustes → Formularios de captación (solo el director puede crear o editar).

Crea formularios públicos de contacto para tu web que alimentan directamente los Leads.

  1. Pulsa Nuevo formulario. Ponle un nombre y un color de acento, y márcalo como Activo.
  2. Configura los campos (reordénalos, márcalos como obligatorios, actívalos o desactívalos). Empieza con valores razonables: nombre, correo, teléfono y mensaje.
  3. Guarda. Cada formulario obtiene una URL para compartir (/<idioma>/intake/<idFormulario>): usa Copiar enlace para incrustarlo o Vista previa para probarlo.

Los envíos aparecen en Leads y avisan a tu equipo. La vía de envío público es la única escritura anónima en el sistema y está estrictamente controlada.

7. Importación de datos​

Dónde: Ajustes → Importar datos.

Da de alta registros en bloque desde una hoja de cálculo.

  1. Elige la pestaña Clientes o Casos.
  2. Sube un CSV. Mandato detecta automáticamente la fila de encabezados y te permite asignar tus columnas a los campos de Mandato (nombre, correo, nacionalidad… en el caso de los clientes).
  3. Revisa la vista previa (las primeras filas) y pulsa Importar. Un mensaje de confirmación indica cuántos registros se han añadido.

Importa primero los clientes y después los casos, para que los casos puedan enlazarse con el cliente correcto.

8. Copias de seguridad y exportación​

Dónde: Ajustes → Copias de seguridad y exportación (solo director).

  • Exportar todos los datos: pulsa Exportar todos los datos para descargar un ZIP con CSV (clientes, casos, tareas, facturas, comunicaciones y registro de actividad) más el archivo documental. Con esto se atiende una solicitud de acceso del RGPD.
  • Programación automática: activa las copias programadas y elige la frecuencia (diaria, semanal o mensual). La retención conserva las últimas 30 diarias, 12 semanales y 12 mensuales en Supabase Storage. Pulsa Guardar.
  • Copias de la base de datos de la plataforma: información únicamente. La base de datos subyacente se respalda automáticamente cada 24 horas, con recuperación a un instante concreto en el plan Pro. Un enlace abre el panel de Supabase.

9. Configuración de cumplimiento​

Dónde: Ajustes → Cribado de cumplimiento (OpenSanctions), además de las secciones Cumplimiento y Riesgo del menú lateral.

Proveedor de cribado​

  1. En la tarjeta de OpenSanctions, pega tu clave de API y pulsa Probar conexión. El estado pasa de Modo demostración a Activo.
  2. Activa Cribar automáticamente todos los contactos nuevos para que cada cliente nuevo se contraste con las listas de sanciones y de personas con responsabilidad pública en el momento del alta.
  3. Fija un intervalo de recribado (3, 6 o 12 meses) para que los clientes existentes se vuelvan a comprobar de forma periódica.

Cumplimiento del día a día​

  • La sección Cumplimiento destaca los clientes con coincidencias pendientes de revisión, los que están pendientes de recribado y un calendario de cumplimiento que puede crear tareas automáticamente para los vencimientos regulatorios próximos.
  • La sección Riesgo muestra la distribución de clientes por nivel de riesgo en todo el despacho.
  • Todo queda anotado en el registro inmutable de Actividad a efectos de auditoría de la Ley 10/2010. Los documentos se conservan 10 años.

🛡️ Mandato nunca construye cumplimiento fiscal. El SII, el IVA y FacturaE viven en tu herramienta de contabilidad: Mandato solo registra datos y exporta.

10. Preferencias del despacho​

Estas tarjetas de Ajustes, exclusivas del director, afinan cómo trabaja el despacho:

  • Control de tiempo: activa o desactiva el registro de tiempo y fija los multiplicadores de facturación.

  • Registro automático de tiempo: anota de forma pasiva el tiempo dedicado en la página de un caso.

  • Categorías de gasto: gestiona la lista que se usa al anotar gastos de un caso.

  • Plantillas de propuesta de honorarios: alcance y estructura de honorarios por defecto para cada área de práctica.

  • Satisfacción del cliente (NPS): activa las encuestas, fija el plazo tras el cierre del caso y personaliza la pregunta. Las encuestas se envían solas y se responden en una página pública, sin necesidad de iniciar sesión.

  • Recordatorios inteligentes al cliente: avisos automáticos de caducidad del NIE, IBI, seguimiento de clientes y cuentas anuales, con una ventana de «vence en X días» y una salvaguarda de «silencio durante X días» para evitar duplicados.

  • Programa de recomendaciones: registra el origen de las recomendaciones y envía agradecimientos automáticos por correo o WhatsApp.

  • Tipos impositivos del inmueble: los tipos que emplea la calculadora de Impuestos y costes del caso — ITP y AJD por comunidad autónoma, el tipo de la plusvalía municipal y el del IBI, y los honorarios de gestoría y de cancelación de hipoteca. También determina en qué comunidad abre la calculadora.

    Todos los campos son opcionales, y un campo en blanco no significa «sin valor»: usa el tipo propio de Mandato (que aparece atenuado como marcador de posición) y sigue actualizándose si nosotros lo corregimos. Así, un despacho que nunca abra esta página obtiene exactamente la misma estimación de siempre y recoge automáticamente el tipo corregido cuando una comunidad cambia su ITP. Rellena un campo solo si quieres fijar la cifra propia de tu despacho; «Restablecer los tipos de Mandato» los borra todos de nuevo. Los tipos están limitados al 30% y los honorarios a 100.000 € como salvaguarda frente a erratas: a ningún cliente se le presupuesta un «70%» tecleado por error.

  • Resumen semanal: un correo periódico con estadísticas, tareas y actividad.

  • Notificaciones: una cuadrícula que determina, para cada tipo de aviso, si se entrega en la aplicación, por correo, o de ambas formas.

  • Apariencia e idioma: tema claro u oscuro por defecto y español o inglés.

11. Facturación y suscripción​

Dónde: Ajustes → Facturación y suscripción (solo director).

  • El cuadro de estado muestra tu plan, su situación (activo, en prueba, con pago pendiente o cancelado) y la fecha de renovación.
  • Los medidores de uso muestran usuarios y clientes frente a los límites de tu plan.
  • Gestionar facturación abre el portal de cliente de Stripe (métodos de pago y facturas).
  • Las tarjetas de plan permiten mejorar, cambiar de plan o reducir; todo ello se tramita mediante Stripe Checkout o el portal.
  • Cancelar suscripción (al final de la pestaña) cancela al final del periodo ya pagado, nunca de inmediato. Mandato te pregunta el motivo (opcional), puede sugerirte una alternativa según el motivo y siempre te deja cancelar igualmente. Hasta la fecha de fin todo sigue funcionando y Reactivar lo deshace con un clic; también recibes un correo con ese enlace.
  • Cuando termina la suscripción, el despacho se queda sin suscripción: no se borra nada, puedes seguir entrando, consultarlo todo y exportarlo (Ajustes → Datos y privacidad), pero se desactivan las funciones de pago (correo y WhatsApp integrados, IA, facturación, portal del cliente). Elegir de nuevo un plan lo restaura todo exactamente como estaba.

Los planes​

PlanPara quién
Profesional — 49 € por usuario y mesTodo lo que el despacho hace cada día: casos, documentos, correo y WhatsApp, redacción con IA, portal del cliente, facturación y exportación a Holded.
Despacho — 89 € por usuario y mesAñade automatización, analítica, identidad visual propia, el centro de integraciones y cupos mensuales más altos.
Enterprise — contacta con ventasDespachos de más de 10 abogados. SSO, ANS, contrato de encargo del tratamiento y dominio propio de marca blanca. Se negocia despacho a despacho; no se contrata en línea.

El cribado PBC/KYC y VeriFactu están en todos los planes. Una obligación legal no es un extra de pago: la Ley 10/2010 vincula a todos los despachos, así que las funciones de cumplimiento no están limitadas por nivel.

Cupos mensuales (funciones medidas)​

Algunas funciones le cuestan dinero a Mandato cada vez que se usan, así que cada plan incluye un cupo mensual y la tarjeta Uso de Ajustes muestra en qué punto estás:

MedidorProfesionalDespachoEnterprise
Cribado PBC de sanciones y PRP40150Ilimitado
Verificación de identidad KYC2560Ilimitado
Mensajes de marketing por WhatsApp150500Ilimitado
Consultas al Catastro150IlimitadoIlimitado
Comunicaciones fehacientes (burofax)0 — aporta tu cuenta0 — aporta tu cuenta0 — aporta tu cuenta

Los mensajes de servicio por WhatsApp —recordatorios de cita, peticiones de documentación— no tienen tope en ningún plan: limitarlos rompería el funcionamiento del producto. Aun así se cuentan, para que la línea de coste sea visible.

Las comunicaciones fehacientes están a cero en todos los planes, y es deliberado. Un burofax cuesta entre 0,99 € y 5,40 € de dinero real por envío —un burofax postal es el 11% de una licencia de 49 €—, así que Mandato repercute el coste en lugar de absorberlo. Introduce tu propia cuenta de NotificaDos en Ajustes → Integraciones → Burofax y NotificaDos te factura directamente, sin tope por nuestra parte. Ni la simulación de demostración ni el flujo manual de Correos consumen el medidor, porque no cuestan nada.

Agotar un cupo es un bloqueo explicado, no un fallo silencioso. Al 100%, la función te dice con claridad que has consumido el cupo del mes y cómo ampliarlo. Nunca se queda sin hacer nada en silencio ni inventa un resultado: en los medidores de KYC eso es una exigencia legal, porque un despacho cuyo control de blanqueo dejara de ejecutarse sin avisar estaría incumpliendo sin saberlo.

Aportar tu propia clave de proveedor (Claude, OpenSanctions, 360dialog) saca ese medidor del cupo de Mandato: en ese caso te factura el proveedor.

La suscripción de Mandato se cobra con Stripe y el webhook mantiene sincronizado el estado de tu plan. (Esto es independiente de la conexión de Stripe que usan tus clientes para pagar tus facturas.)

12. Consola de superadministrador (operadores de la plataforma)​

Dónde: /admin, únicamente para operadores de la plataforma con el rol de superadministrador; no para los directores de despacho.

La consola de superadministrador gestiona Mandato en todos los despachos:

  • Resumen: indicadores de la plataforma — despachos, usuarios, clientes, casos, almacenamiento, desglose por plan y despachos incorporados recientemente.
  • Despachos (/admin/tenants): cada despacho con su plan, su situación, el número de usuarios, clientes y casos, el almacenamiento y la última actividad.
  • Usuarios (/admin/users): directorio de usuarios de todos los despachos, con búsqueda y filtros, además de una acción de suplantación para dar soporte.
  • Facturación (/admin/billing): ingresos de la plataforma — MRR, ARR, suscriptores, ARPA, rotación e ingresos por plan.

Toda acción de superadministrador queda anotada en un registro de auditoría de administración independiente.

13. Lista de puesta en marcha de un despacho nuevo​

El camino rápido de cero a operativo:

  1. Crea tu despacho desde la pantalla de acceso (el asistente de alta) y completa el perfil del despacho.
  2. Identidad visual: añade tu logotipo y tus colores.
  3. Invita a tu equipo y asigna los roles (Ajustes → Equipo y roles).
  4. Conecta las integraciones. Empieza por Claude AI (desbloquea las funciones de IA), el correo, Google Calendar y OpenSanctions (cumplimiento). Consulta API Keys Setup.
  5. Áreas de práctica y playbooks: activa las áreas en las que trabajas y ajusta sus etapas y tareas.
  6. Importa tus clientes y casos existentes (Ajustes → Importar datos).
  7. Formulario de captación: publica uno en tu web para recoger leads.
  8. Cumplimiento: activa el cribado automático y fija un intervalo de recribado.
  9. Copias de seguridad: activa una copia programada.
  10. Control de tiempo y facturación: activa el registro de tiempo y fija tus tarifas.

¿Necesitas ayuda? El Centro de ayuda de la aplicación (el icono ?) y el asistente Pregunta a Mandato resuelven la mayoría de las dudas de configuración.